Bezpieczny program EDM dla gabinetu lekarskiego i podmiotów medycznych: na co zwrócić uwagę
Program EDM dla podmiotów medycznych a bezpieczeństwo
W dokumentacji medycznej mogą znajdować się m.in. informacje o stanie zdrowia, rozpoznaniach, wynikach badań, historii leczenia, receptach czy skierowaniach. Są to dane wymagające szczególnej ochrony. Dlatego wybierając program do prowadzenia dokumentacji medycznej, warto patrzeć nie tylko na funkcje związane z obsługą gabinetu, ale również na sposób, w jaki system chroni informacje przed utratą, nieuprawnionym dostępem czy ujawnieniem.
Bezpieczny program EDM dla podmiotów medycznych i gabinetów lekarskich – najważniejsze kryteria
Jak ocenić, czy program do prowadzenia dokumentacji medycznej zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa? Nie istnieje jeden parametr, który odpowiada na to pytanie. Warto sprawdzić kilka obszarów: od sposobu uwierzytelniania użytkowników, przez szyfrowanie i kontrolę dostępu, aż po kopie zapasowe, monitoring oraz zasady postępowania z danymi po zakończeniu współpracy z dostawcą.
1. Czy system jest regularnie audytowany
Samo zapewnienie producenta, że „dba o bezpieczeństwo”, nie mówi jeszcze wiele o rzeczywistym poziomie zabezpieczeń. Dlatego warto sprawdzić, czy system jest regularnie testowany i poddawany ocenie pod kątem bezpieczeństwa.
Regularne testowanie ma znaczenie, ponieważ bezpieczeństwo systemu nie jest stanem osiąganym raz na zawsze. Pojawiają się nowe podatności, zmieniają się technologie oraz sposoby prowadzenia ataków. RODO również wskazuje na potrzebę regularnego testowania, oceniania i ewaluowania skuteczności środków bezpieczeństwa.
2. Kto stoi za oprogramowaniem
Bezpieczeństwo programu medycznego zależy nie tylko od zastosowanych technologii, ale również od organizacji, która za niego odpowiada. W przypadku systemu wykorzystywanego do przechowywania dokumentacji medycznej warto sprawdzić m.in.
- doświadczenie i renoma dostawcy,
- podejście do wsparcia technicznego i posprzedażowego,
- procedury reagowania na incydenty.
Znaczenie ma także transparentność. Dostawca powinien jasno informować, gdzie i w jaki sposób przetwarzane są dane, z jakich podwykonawców korzysta oraz jakie są zasady postępowania w przypadku awarii lub incydentu bezpieczeństwa.
Stabilność producenta nie jest oczywiście gwarancją bezpieczeństwa, ale ma znaczenie praktyczne. Dokumentacja medyczna musi być przechowywana przez wiele lat, dlatego wybór systemu powinien uwzględniać również możliwość długoterminowego korzystania z usługi oraz eksportu danych.
3. Bezpieczeństwo technologii
Sam fakt, że system został stworzony niedawno, nie oznacza jeszcze, że jest bezpieczniejszy od rozwiązania starszego. Nowoczesna architektura ma jednak swoje atuty – może ułatwiać stosowanie aktualnych mechanizmów bezpieczeństwa, regularne aktualizacje i szybkie reagowanie na nowe zagrożenia.
4. Szyfrowanie danych podczas transmisji i przechowywania
Szyfrowanie jest jednym z podstawowych mechanizmów ochrony danych. Warto jednak zwrócić uwagę na to, co dokładnie jest szyfrowane. Po pierwsze, dane przesyłane pomiędzy urządzeniem użytkownika a serwerem powinny być chronione odpowiednimi mechanizmami szyfrowania transmisji. Ma to ograniczać ryzyko przechwycenia informacji podczas komunikacji.
Po drugie, warto zapytać, czy dane przechowywane w bazach danych oraz kopiach zapasowych są szyfrowane. Jest to dodatkowa warstwa ochrony na wypadek uzyskania nieautoryzowanego.
5. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA)
Nawet bardzo dobrze zabezpieczony system może zostać narażony na atak, jeśli osoba niepowołana zdobędzie dane logowania użytkownika. Dlatego ważnym elementem bezpieczeństwa jest uwierzytelnianie wieloskładnikowe, w tym popularne 2FA. W takim modelu samo hasło nie wystarcza do zalogowania się – użytkownik musi dodatkowo potwierdzić swoją tożsamość drugim składnikiem.
Może to być np. kod generowany przez aplikację uwierzytelniającą albo inna metoda dodatkowego potwierdzenia. 2FA nie powinno być jednak traktowane jako jedyny element bezpieczeństwa. Powinno działać razem z odpowiednią polityką haseł, kontrolą sesji, ograniczaniem liczby prób logowania oraz mechanizmami wykrywania podejrzanej aktywności.
6. Role i uprawnienia
Jednym z podstawowych założeń bezpieczeństwa systemu medycznego powinno być ograniczanie dostępu do danych do zakresu niezbędnego do wykonywania konkretnej pracy. W praktyce lekarz, pielęgniarka, rejestrator czy administrator systemu mogą potrzebować zupełnie innych uprawnień.
Przykładowo:
- lekarz powinien mieć dostęp do danych pacjentów i dokumentacji niezbędnej do udzielania świadczeń,
- pracownik rejestracji może potrzebować dostępu do danych niezbędnych do umawiania i obsługi wizyt, ale niekoniecznie do pełnej dokumentacji medycznej,
- administrator techniczny może odpowiadać za konfigurację systemu, ale jego uprawnienia do danych medycznych powinny być odpowiednio ograniczone,
- osoby, które przestają pracować w placówce, powinny mieć możliwość szybkiego odebrania dostępu.
Dobrze zaprojektowany system powinien pozwalać na tworzenie różnych ról oraz precyzyjne definiowanie ich uprawnień.
7. Monitoring, logi i wykrywanie nietypowej aktywności
Bezpieczeństwo nie kończy się na zabezpieczeniu procesu logowania. System powinien rejestrować istotne zdarzenia związane z bezpieczeństwem i umożliwiać analizowanie aktywności użytkowników. W zależności od architektury i funkcji systemu mogą to być m.in. logowania, zmiany uprawnień, dostęp do dokumentacji czy inne operacje związane z danymi.
Znaczenie ma możliwość ustalenia, kto, kiedy i jakie działania wykonał. Jest to szczególnie ważne w przypadku wyjaśniania incydentów oraz nieautoryzowanego dostępu. Warto też sprawdzić, czy system lub infrastruktura dostawcy umożliwia wykrywanie nietypowych zachowań, takich jak nagły wzrost liczby prób logowania czy nietypowa aktywność konta.
8. Co dzieje się z danymi pacjentów
To jedno z najważniejszych pytań, które warto zadać przed podpisaniem umowy z dostawcą systemu.
Przede wszystkim należy ustalić:
- kto jest administratorem danych,
- kto jest podmiotem przetwarzającym,
- gdzie dane są przechowywane,
- czy dostawca korzysta z podwykonawców,
- gdzie dane mogą być przetwarzane przez podwykonawców,
- czy dane są wykorzystywane przez dostawcę do własnych celów,
- jak wygląda procedura postępowania w przypadku incydentu,
- jak można odzyskać dane i przenieść je do innego systemu.
W przypadku systemów chmurowych szczególne znaczenie ma również przejrzystość dotycząca lokalizacji przetwarzania danych oraz podmiotów uczestniczących w tym procesie. UODO zwracało uwagę m.in. na potrzebę określenia lokalizacji, w których dane mogą być przechowywane lub przetwarzane.
Nie należy natomiast upraszczać tej kwestii do stwierdzenia, że dane „nigdzie nie są przekazywane”. System medyczny może wymieniać dane z innymi systemami, jeżeli wynika to z przepisów lub jest niezbędne do realizacji określonych procesów. Dotyczy to m.in. systemu e-zdrowie P1. Przepisy przewidują obowiązki usługodawców dotyczące prowadzenia EDM, jej wymiany oraz przekazywania określonych danych zdarzeń medycznych do Systemu Informacji Medycznej.
9. Chmura – wygoda, ale przede wszystkim odpowiedzialność dostawcy za infrastrukturę
System chmurowy może ograniczyć część ryzyk związanych z lokalnym przechowywaniem danych. Użytkownik nie musi samodzielnie utrzymywać serwera, instalować poprawek czy wykonywać części czynności administracyjnych. Nie oznacza to jednak, że każdy system chmurowy jest automatycznie bezpieczniejszy od programu instalowanego lokalnie.
O bezpieczeństwie decydują przede wszystkim konkretne rozwiązania techniczne i organizacyjne. Warto sprawdzić:
- jak wykonywane są kopie zapasowe,
- jak często są tworzone,
- czy są przechowywane niezależnie od głównego środowiska,
- czy są również szyfrowane,
- czy dostawca testuje proces odtwarzania danych,
- jak zabezpieczona jest infrastruktura,
- gdzie znajdują się dane i kopie zapasowe,
- czy wykorzystywani są podwykonawcy,
- jak wygląda procedura działania w przypadku awarii.
RODO wskazuje na konieczność zapewnienia m.in. możliwości przywrócenia dostępności danych po incydencie fizycznym lub technicznym. Sama obecność kopii zapasowej nie oznacza jeszcze, że system jest odporny na utratę danych – istotna jest również możliwość ich rzeczywistego odtworzenia.
10. Retencja danych i zakończenie współpracy z dostawcą
Przed podpisaniem umowy warto dowiedzieć się, co stanie się z danymi po zakończeniu korzystania z systemu. Przepisy nakładają na podmioty udzielające świadczeń zdrowotnych obowiązek przechowywania dokumentacji przez określone okresy. Co do zasady jest to 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, ale przepisy przewidują również wyjątki, m.in. okresy 30-letnie i 22-letnie.
Dlatego przy wyborze programu należy zwrócić uwagę przede wszystkim na możliwość zachowania ciągłości dokumentacji po zakończeniu współpracy.
Dostawca powinien jasno określać:
- w jakim formacie można wyeksportować dane,
- czy można pobrać kompletną dokumentację pacjentów,
- jakie dane są objęte eksportem,
- jak długo dane pozostają dostępne po zakończeniu umowy,
- w jaki sposób przekazywane są dane do innego systemu,
- kiedy i w jaki sposób usuwane są kopie danych, których dostawca nie musi już przechowywać.
Lista kontrolna przy wyborze programu EDM
Przed wyborem programu do prowadzenia dokumentacji medycznej warto sprawdzić, czy dostawca:
- regularnie testuje system pod kątem bezpieczeństwa, najlepiej również z wykorzystaniem niezależnych audytorów,
- jasno informuje o zakresie i aktualności przeprowadzonych testów,
- posiada procedury aktualizacji i reagowania na podatności,
- stosuje szyfrowanie transmisji i odpowiednie zabezpieczenia danych przechowywanych,
- oferuje uwierzytelnianie wieloskładnikowe,
- zapewnia rozbudowany system ról i uprawnień,
- pozwala szybko odbierać dostęp nieaktywnym użytkownikom,
- rejestruje istotne zdarzenia i umożliwia analizę aktywności użytkowników,
- posiada mechanizmy monitorowania i reagowania na incydenty,
- posiada procedury tworzenia i odtwarzania kopii zapasowych,
- jasno określa, gdzie dane są przechowywane i kto może uczestniczyć w ich przetwarzaniu,
- określa zasady współpracy z podwykonawcami,
- zapewnia odpowiednią integrację z systemami publicznymi, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- umożliwia eksport danych i zachowanie dokumentacji w przypadku zmiany dostawcy,
- jasno określa zasady postępowania z danymi po zakończeniu współpracy,
- uwzględnia ustawowe okresy przechowywania dokumentacji medycznej.
Bezpieczny system EDM dla podmiotów medycznych – postaw na sprawdzone rozwiązanie
Bezpieczeństwo EDM jest procesem ciągłym. System powinien być regularnie aktualizowany, testowany i dostosowywany do zmieniających się zagrożeń oraz wymagań prawnych. Właśnie dlatego przy wyborze oprogramowania medycznego warto oceniać nie tylko jego funkcje, ale również sposób, w jaki producent podchodzi do bezpieczeństwa danych na przestrzeni całego cyklu życia systemu.