Co zrobić, jeśli pacjent nie zgłosił się na wizytę?

Nieobecność pacjenta na zaplanowanej wizycie to problem wielu gabinetów lekarskich. Taka sytuacja ma wiele minusów nie tylko dla samego specjalisty, ale i innych pacjentów. Niezgłoszenie się na wizytę w wyznaczonym terminie może znacząco wydłużyć listy oczekujących na świadczenia medyczne. Co można zrobić, jeżeli pacjent nie zgłosił się na wizytę i jak temu zapobiegać? Odpowiadamy.

Przyczyny i skutki nieobecności na wizycie lekarskiej

Nieobecności pacjentów na umówionych wizytach to zjawisko, które dotyka niemal każdą placówkę świadczącą świadczenia opieki zdrowotnej. Przyczyny takiego zachowania bywają bardzo różne – od nagłych zdarzeń losowych, przez zapominalstwo, aż po brak świadomości, jak ważne jest powiadomienie o rezygnacji z wizyty.

Wiele mówi się o tym, że pacjenci mają trudności z tym, aby dostać się do lekarza. Problem ten dotyczy w przeważającym stopniu publicznej opieki zdrowotnej, lecz zdarza się również w sektorze prywatnym, zwłaszcza w przypadku najbardziej utytułowanych specjalistów oraz wąskich specjalizacji. Mimo tego… nieobecności pacjentów na umówionych wizytach sięgają niekiedy nawet 30% wszystkich umówionych terminów w ciągu danego dnia.

Skutki nieobecności pacjentów są odczuwalne zarówno dla lekarzy, jak i innych osób oczekujących na świadczenia. Lekarz traci cenny czas, który mógłby poświęcić innemu pacjentowi, a wolny termin często przepada, bo nie ma możliwości szybkiego przekazania go kolejnej osobie z listy oczekujących. W efekcie wydłużają się kolejki do poradni specjalistycznych, a środki publiczne przeznaczone na świadczenia opieki zdrowotnej są wykorzystywane mniej efektywnie. Zrozumienie przyczyn nieobecności pacjentów i ich skutków to pierwszy krok do wdrożenia skutecznych rozwiązań, które poprawią zarządzanie wizytami i pozwolą lepiej wykorzystać dostępne zasoby.

Pacjent nie zgłosił się na wizytę - co robić?

Gdy czas upływa, a pacjent nie pojawia się na umówionej wizycie, niewiele możemy zrobić. Jednak czy aby na pewno? Na takie sytuacje warto opracować strategię, która da nam szansę na zminimalizowane strat i pomoże zapobiegać podobnym problemom w przyszłości.

Skontaktuj się z pacjentem

Pierwszym krokiem, jaki warto podjąć, jest próba skontaktowania się z pacjentem, aby ustalić przyczynę nieobecności. Być może pacjent właśnie utknął w korku i po prostu się spóźni, a nie pomyślał, aby powiadomić o tym specjalistę lub rejestrację? W ten sposób dowiesz się, na czym stoisz - czy warto jeszcze trochę poczekać, czy może zająć się innymi obowiązkami. Przy zapisie pacjent powinien podać aktualny adres kontaktowy podczas rejestracji, aby otrzymywać powiadomienia o wizytach i umożliwić przekazywanie informacji.

Udokumentuj nieobecności

Dokumentuj nieobecności pacjenta w jego kartotece. Należy zanotować datę i godzinę wizyty oraz fakt, że pacjent się nie stawił. Warto również zapisać wyniki próby kontaktu.

Opracuj politykę dotyczącą nieobecności

Wzorem niektórych placówek medycznych możesz zdecydować się na tzw. czarną listę i założyć, że pacjenci, którzy nagminnie nie pojawiają się na wizytach, nie będą mieli już możliwości nowych zapisów. Pamiętaj, że aby ten przepis skutecznie działał, uprzednio musisz poinformować o nim pacjentów.

Skuteczne zarządzanie nieobecnościami i odwoływaniem wizyt pozwala lepiej wykorzystać dostępne terminy.

Istnieją gabinety, które zdecydowały się pójść krok dalej, wprowadzając zaliczki, które w wypadku nieodbytej wizyty są bezzwrotne. Choć metoda ta może być skuteczna, warto być ostrożnym i dobrze przemyśleć jej zastosowanie, tak aby nie zniechęcić pacjentów do swojego gabinetu.

Zapobiegaj

Mówi się, że lepiej zapobiegać niż leczyć i dokładnie tak samo jest w przypadku nieodbytych wizyt. Aby zmniejszyć ich odsetek, przypominaj pacjentom o umówionych terminach. Najlepiej sprawdzą się do tego automatyczne powiadomienia SMS (funkcjonalność dostępna w programie Lekarz PLUS). Postaraj się też, aby pacjenci mogli odpowiednio wcześnie w łatwy sposób odwołać wizytę - dzięki temu ze zwolnionego terminu będzie mogła skorzystać inna osoba.

Pacjent nie zgłosił się na wizytę - podsumowanie

Aby zmniejszyć odsetek tzw. no-show, czyli nieodwołanych wizyt, postaw na sprawdzone metody, takie jak powiadomienia SMS przypominające pacjentom o terminie. Dzięki automatyzacji zaoszczędzisz czas oraz pieniądze.