Rejestracja na wizytę lekarską to dla nowych pacjentów pierwsza styczność z Twoim gabinetem, dlatego warto zadbać, aby to doświadczenie było dla nich jak najbardziej pozytywne. Dobre pierwsze wrażenie będzie doskonałym początkiem dla budowania korzystnego wizerunku. Na co zwrócić uwagę przy prowadzeniu rejestracji i jak ją usprawnić, aby była jak najbardziej komfortowa zarówno dla lekarza, jak i pacjentów? Przekonaj się już teraz.

Procedura rejestracji pacjenta – jak przebiega?

Proces rejestracji pacjenta na wizytę nie wydaje się skomplikowany. To przecież codzienność każdej placówki medycznej. Dziś pacjenci zdecydowanie najczęściej umawiają wizyty telefonicznie, choć to oczywiście niejedyna dostępna metoda. Co o rejestracji do lekarza mówi prawo?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami (rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 8 września 2015 r. w sprawie ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej) pacjent może zarejestrować się na kilka sposobów:

• osobiście,
  
• telefonicznie,
  
• elektronicznie (np. poprzez internetowy formularz czy terminarz),
  
• listownie,
  
• za pośrednictwem osoby trzeciej.

Jeżeli do odbycia wizyty wymagane jest skierowanie, pacjent powinien przedłożyć je do 14 dni roboczych od momentu rejestracji. Rejestracja wymaga podania podstawowych danych osobowych, takich jak imię, nazwisko i numer PESEL bądź data urodzenia.

Rejestracja pacjenta w przychodni – o co warto zadbać?

Jeżeli chcesz usprawnić rejestrację w Twoim gabinecie, na początek przyjrzyj się temu, z jakich metod zapisów pacjenci korzystają najczęściej. Najrzadziej spotykanym sposobem jest z pewnością rejestracja listowna. W większości gabinetów prym wiedzie rejestracja telefoniczna, więc to nad nią warto się pochylić w pierwszej kolejności. Niezależnie od tego, czy odbierasz telefony samodzielnie, czy zatrudniasz pracowników rejestracji, pamiętaj o jednym – liczy się pierwsze wrażenie. Jeżeli pacjent spotka się z niedostatecznie profesjonalną obsługą lub przez dłuższy czas nie będzie mógł się dodzwonić, prawdopodobnie zrezygnuje z Twojego gabinetu.

Aby rejestracja telefoniczna działała jak najlepiej, warto odpowiadać na potrzeby pacjentów zarówno przy szukaniu wolnych terminów, jak i udzielaniu dodatkowych informacji. Dla osób, które nigdy nie były w Twoim gabinecie, ważne będą wskazówki dotyczące jego lokalizacji – zwłaszcza jeśli jest położony w mniej widocznym miejscu lub w oddaleniu od ulicy. Być może w okolicy znajduje się jakiś charakterystyczny budynek lub przystanek komunikacji miejskiej, które mogłyby być punktem orientacyjnym? Warto nawiązywać do takich kwestii, przekazując informacje pacjentom.

Częstą metodą rejestracji jest również zapisywanie się osobiście – szczególnie jeśli chodzi o umawianie kolejnych wizyt u pacjentów, których leczenie prowadzisz już od pewnego czasu. W takich przypadkach warto zadbać o sprawną i szybką obsługę. Pomoże w tym przejrzyście zorganizowany, elektroniczny terminarz. Dzięki niemu będzie można również zmniejszyć ryzyko ewentualnych błędów (np. dwa terminy nachodzące na siebie), a także maksymalnie wykorzystać dostępny czas specjalisty. Podobnie jest w wypadku rejestracji za pośrednictwem osoby trzeciej.

Program do rejestracji pacjentów, czyli Twój elektroniczny asystent

Program do rejestracji pacjentów w przychodni czy prywatnym gabinecie jest dziś właściwie niezbędny – trudno wyobrazić sobie bez niego sprawne zapisy, zwłaszcza przy dużej liczbie chętnych na wizyty. Bardzo pomocne w organizowaniu rejestracji są również powiadomienia SMS, za pomocą których można prosić pacjentów o potwierdzenie podanego numeru telefonu lub wysyłać potwierdzenia rejestracji i przypomnienia o nadchodzących wizytach. Taką funkcjonalność znajdziesz w programie Lekarz PLUS. Niech elektroniczna rejestracja pacjentów będzie prosta! Więcej o oprogramowaniu medycznym dla lekarzy możesz przeczytać w tym artykule.